個人情報保護方針

 

個人情報保護方針

個人情報保護方針
 

社会福祉法人甲南会 個人情報取扱規程(個人情報保護方針)

(目的)

1条 この規程は、社会福祉法人甲南会(以下、「法人」という。)が保有する個人情報の取り扱いについて必要な事項を定めることにより、個人の権利、利益の保護並びに法人事業の適正運営を図ることを目的とする。

 (定義)

2条 この規程において、次に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

 (1) 「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。

  ① 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等(文書、図画、電磁的記録若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項をいう。以下同じ。)により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)

② 個人識別符号が含まれるもの

(2) 「個人識別符号」とは、次の各号のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号

をいう。

  ① 特定の個人の身体の特徴(DNA、容貌、声帯、指紋等)を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの

② 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの(旅券番号、基礎年金番号、免許証番号、住民票コード、個人番号、被保険者証番号等)

 (3) 「要配慮個人情報」とは、本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取り扱いに特に配慮を要する個人情報であって、次の各号のいずれかの記述等が含まれる個人情報をいう。

  ① 本人の人種、信条、社会的身分

  ② 身体障害、知的障害、精神障害(発達障害を含む。)その他の心身の機能に障害がある

 こと

  ③ 本人の病歴、医師等による健康診断その他検査の結果及び指導、診療、調剤が行われたこと

  ④ 本人の犯罪の経歴

  ⑤ 本人を被疑者又は被告人として、逮捕、捜索、差押え、勾留、公訴の提起その他の刑事事件に関する手続きが行われたこと

  ⑥ 本人を罪を犯した少年又はその疑いのある者として、調査、観護の措置、審判、保護処分その他の少年の保護事件に関する手続が行われたこと

  ⑦ 犯罪により本人が害を被った事実

 (4) 「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの(利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものを除く。)をいう。

  ① 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

  ② 前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの

 (5) 「個人データ」とは、第4号に定める個人情報データベース等を構成するものをいう。

 (6) 「保有個人データ」とは、法人が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データをいう。ただし、当該データの存否が明らかになることにより、本人及び第三者の生命、身体又は財産が侵害されるおそれのあるもの又は6箇月以内に消去することとなるもの以外のものをいう。

 (7) 「本人」とは、個人情報から識別される個人をいう。

 (8) 「職員」とは、法人の業務に従事するすべての者をいい、法人役員、評議員、第三者委員、派遣労働者、実習生、ボランティア等を含む。

 (9) 「個人番号」とは、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。

 (10) 「特定個人情報」とは、第9号に定める個人番号をその内容に含む個人情報をいう。

 (11) 「特定個人情報」とは、第9号に定める個人番号及び第10号に定める特定個人情報をいう。

 (法令の遵守等)

3条 法人職員は、個人情報の保護に関する法律、行政手続きにおける特定の個人を識別す

るための番号の利用等に関する法律等、関係法令を遵守するとともに、その従事する事業に

おいて個人情報の保護を図らなければならない。

(個人情報保護管理者等)

4条 法人が所有する個人情報について、その適正な管理、使用等を図るための統括責任者として個人情報保護管理者をおく。個人情報保護管理者は、理事長とする。

2  個人情報保護管理者は、法人が保有する個人情報の漏えい、滅失、毀損の防止その他個人情報の安全管理のために、必要かつ適切な措置を講ずるものとする。

3  個人情報保護管理者は、個人情報を取り扱う職員に対する必要かつ適切な指導、教育、監督を行うものとする。なお、日常的な事業執行における個人情報の適切な取り扱いの確保については、常務理事の指導のもと、各施設長がこれにあたる。

4 法人における個人情報の取り扱いに関する共通的な事務については、法人事務局が統括管理する。

 (利用目的の特定)

5条 法人職員は、個人情報の入手、使用に際しては、その利用の目的(以下、「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。

2  利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。

 (事業別の利用目的等の明確化)

6条 法人が実施する各事業における個人情報の取り扱いを明確にするために、別に定める様式第1号に基づき、個人情報の種類、利用目的及び利用方法、第三者への提供の方法等を定めた「個人情報取扱業務概要説明書」を作成するものとする。

2  「個人情報取扱業務概要説明書」については、各施設の事務分掌に基づき、所管する業務ごとに各施設においてそれぞれ作成するものとする。

 (目的外利用の制限)

7条 法人職員は、あらかじめ本人の同意なく、前2条に定める利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならない。

2  業務の受託に伴い個人情報の提供を受けた場合においては、委託者があらかじめ本人に示した利用目的の範囲を超えて使用してはならない。

3  2項の規定は、法令に基づく等特別の事由がある場合にはこれを適用しない。ただし、その場合であっても個人情報の取り扱い範囲は真に必要な範囲に限定しなければならない。

 (取得の制限)

8条 法人職員は、個人情報を取得する場合には、その利用目的を明示するとともに、適法かつ適正な方法で行わなければならない。

2  個人情報は、原則として本人から取得しなければならない。ただし、本人の同意がある場合や、次項の各号の場合は除く。

3  法人は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。

 ① 法令に基づく場合

 ② 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

 ③ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

 ④ 法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

 ⑤ 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、出版、報道等により公開されている場合

 ⑥ 本人を目視し、又は撮影することにより、その外形上明らかな要配慮個人情報を取得する場合

 ⑦ 本規程第13条により、個人データである要配慮個人情報の提供を受けるとき

 (利用目的の通知等)

9条 法人職員は、個人情報を取得した場合には、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに利用目的を本人に通知し、又は公表するものとする。

2 本人との間での契約締結に伴う契約書又は本人からの各種申込書等、書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合には、あらかじめ本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。

3  利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。

4  3項の規定は、本人への通知又は公表により第三者の権利、利益が侵害されるおそれがある等特別の事由がある場合にはこれを適用しない。

 (個人データの適正な管理)

10条 法人職員は、各人が担当する事業に関して、その利用目的の達成に必要な範囲内で、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。

2  法人職員は、業務上の必要から個人情報の取り扱いの一部または全部を法人職員以外の者に委託する場合は、取り扱いを委託する個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、それを委託契約書上明示するとともに、受託者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

3  法人職員は、法人が保有する個人データについて、その目的の如何にかかわらず、無断で法人事務所以外に持ち出してはならない。

 (個人データの第三者提供)

11条 法人職員は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで個人データを第三者に提供してはならない。

 ① 法令に基づく場合

 ② 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

 ③ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

 ④ 法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

2  次の各号に定める場合には、第三者への提供には該当しないものとする。

 ① 利用目的の達成に必要な範囲内で、個人データの取り扱いの全部又は一部を委託する場合

 ② 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データを提供する場合

 ③ 個人データを特定の者と共同して利用する場合であって、その旨並びに共同利用される個人データの項目、共同利用者の範囲、共同利用者の利用目的及び当該個人データの管理責任者の氏名又は名称について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態においているとき

(第三者提供に係る記録の作成等)

12条 法人は、個人情報を第三者に提供したときは、次の各号の記録を作成する。なお、前条第1項の特別な事由により本人の同意を得ずに第三者に個人情報の提供を行った場合、次の第2号から第5号の記録を作成する。

 ① 本人の同意を得ている旨

 ② 当該個人データを提供した年月日

 ③ 当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項(不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨)

 ④ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項

 ⑤ 当該個人データの項目

2  1項の記録の保存期間は、その作成日から3年間とする。

(第三者提供を受ける際の確認等)

13条 法人は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、法令により確認を要しないとされている場合はこの限りではない。

 ① 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者(法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人)の氏名

② 当該第三者による当該個人データの取得の経緯

2  法人は、第1項の規定による確認を行ったときは、次の各号の記録を作成する。

 ① 個人データの提供を受けた年月日

 ② 前項の各号に掲げる事項

 ③ 当該個人データによって識別される本人の氏名その他当該本人を特定するに足りる事項

 ④ 当該個人データの項目

3  2項の記録の保存期間は、その作成日から3年間とする。

(保有個人データに関する事項の公表等)

14条 法人は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態に置き、または本人から照会を受けたときに遅滞なく回答する。

 ① 法人の名称

 ② すべての保有個人データの利用目的(本人への通知又は公表により第三者の権利、利益が侵害されるおそれがある等特別の事由がある場合は除く。)

 ③ 次項の規定による求め又は次条第1項、第16条第1項若しくは第17条第1項若しくは第3項の規定による請求に応じる

 ④ 保有個人データの取り扱いに関する苦情の申出先

2  法人は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知する。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。

 ① 前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合

 ② 本人への通知又は公表により第三者の権利、利益が侵害されるおそれがある等特別の事由がある場合

3  法人は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。

(保有個人データの開示等)

15条 本人は、法人に対し、法人が保有する個人データに関し、当該本人に係る保有個人データの開示については書面(様式第2号)にて請求することができる。

2  法人は、請求があった場合には、身分証明書等により本人であることを確認のうえ、開示を行うこととする。なお、当該本人に係る保有個人データを有していない場合、その回答も同様の取り扱いとする。

3  開示は、書面により行うものとする。ただし、開示を請求した本人の同意がある場合には、事務所内での閲覧等他の方法によることができる。

4  次の各号のいずれかに該当する場合には、開示の全部または一部を行わないことができる。

 ① 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利、利益を侵害するおそれがある場合

 ② 法人事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

 ③ 他の法令に違反することとなる場合

5 保有個人データの開示又は不開示の決定の通知は、本人に対し、書面(様式第3号、第4)によりできる限り速やかに行うものとし、不開示の場合にはその理由を明示することとする。

(保有個人データの訂正、追加、削除等)

16条 本人は、法人に対し、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないときは、当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除(以下この条において「訂正等」という。)を請求することができる。

2  法人は、前項の規定による請求を受けた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行わなければならない。

3  法人は、第1項の規定による請求に係る保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知しなければならない。

(利用停止等)

17条 本人は、法人に対し、当該本人が識別される保有個人データが第5条の規定に違反して取り扱われているとき又は第8条の規定に違反して取得されたものであるときは、当該保有個人データの利用の停止又は消去(以下この条において「利用停止等」という。)を請求することができる。

2  法人は、前項の規定による請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行わなければならない。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

3  本人は、法人に対し、当該本人が識別される保有個人データが第11条第1項の規定に違反して第三者に提供されているときは、当該保有個人データの第三者への提供の停止を請求することができる。

4  法人は、前項の規定による請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止しなければならない。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

5  法人は、第1項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は第3項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

(代理人による開示等の請求等)

18条 保有個人データの開示等の請求等(様式第5)は、次の各号の代理人によってすることができる。

 ① 未成年者又は成年被後見人の法定代理人

 ② 開示等の請求等をすることにつき本人が委任した代理人

(苦情対応)

19条 法人における個人情報の取り扱いに関し、本人または第三者からの苦情の申し出がなされた場合には、迅速かつ適切な対応に努めるものとする。

2  苦情解決に係る体制整備のため、法人に苦情解決責任者及び苦情対応責任者をおく。苦情解決責任者は常務理事とし、苦情対応責任者は施設長とする。各施設において苦情を受け付けた職員は、施設長に報告し、その指示を受けて迅速に必要な対応を図るものとする。

3 苦情対応責任者は、苦情の内容及び対応結果について書面にて苦情解決責任者に報告を行わなければならない。

4  苦情解決責任者は、各施設における苦情受付状況を一定期間ごとに整理し、個人情報保護管理者に報告しなければならない。

(理由の説明)

20条 法人は、第14条第3項、第15条第5項、第16条第3項又は第17条第5項の規定により、本人から求められ、又は請求された措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めなければならない。

(職員の義務)

21条 法人職員又は職員であった者は、業務上知りえた個人情報について、正当な理由なく他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。

2  本規程に違反又は違反するおそれのある事実を認知した職員は、その旨を施設長に報告しなければならない。

3  施設長は前項に基づく報告を受けた場合には、事実関係を調査のうえ、個人情報保護管理者に報告しなければならない。

4  個人情報保護管理者は、前項に基づく施設長からの報告を受けた場合には、適切な措置を講ずるよう指示するとともに、必要に応じて理事長に対し報告しなければならない。

(その他)

22条 特定個人情報等の取り扱いに必要な事項については、別に定める特定個人情報等取扱規程が本規程に優先するものとする。

2  その他、この規程の実施に必要な事項については、理事長が別に定めるものとする

 
 
継続的な改善について
当法人は、個人情報保護への取組みについて、日本国の従うべき法令の変更、取り扱い方法、環境の変化に対応するため、継続的に見直し改善を実施致します。
 
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